Folhas de ponto manuais: um hábito com consequências para a sua empresa
Nas empresas, especialmente pequenas e médias, a utilização de folhas de ponto mensais em papel ou Excel, para registar o assiduidade dos colaboradores, é algo comum. Pode parecer uma solução simples e económica, mas pode trazer alguns riscos, tanto legais como operacionais.
A gestão da assiduidade é uma obrigação legal em Portugal, por isso, erros, perdas ou omissão de dados neste processo pode ter consequências para a sua empresa, nomeadamente multas, conflitos laborais e dificuldades na gestão interna dos horários e tempo de trabalho.
Neste artigo vamos abordar 5 riscos de gerir folhas de ponto mensais manualmente e como pode evitá-los com uma solução especializada como o Picaponto.
1. Incumprimento legal
Em Portugal, o ato de picar o ponto é uma prática obrigatória, como consta no artigo 202º do Código de Trabalho, e as empresas são obrigadas a registar e manter arquivados os registos do tempo de trabalho dos colaboradores.
Uma folha de ponto mensal em papel ou Excel pode facilmente ser alterada, pode perder-se ou não conter todos os elementos exigidos pela lei.
Se for feita uma inspeção e os registos não estiverem em conformidade, a empresa pode ser penalizada com multas pesadas.
2. Facilidade de manipulação de dados
As folhas de ponto manuais são facilmente editáveis e estão sujeitas ao erro humano, visto que um colaborador pode alterar ou manipular a hora de entrada ou saída, o que compromete a transparência e credibilidade dos dados.
Solução com o Picaponto:
Os registos são certificados, automáticos e invioláveis, garantindo a fiabilidade dos dados e a rastreabilidade de qualquer alteração.
3. Perda de dados importantes
Uma folha de ponto mensal em papel pode-se perder ou ser facilmente danificada, e até mesmo em Excel, sem backups regulares, um ficheiro pode ser perdido por erro ou avaria, o que compromete a empresa em termos legais.
Desta forma, sem estes dados de assiduidade, a empresa pode ficar vulnerável em inspeções ou conflito com colaboradores.
4. Processos administrativos mais lentos e caros
À primeira vista, uma folha de ponto mensal preenchida manualmente parece a melhor solução em termos de custo e eficiência, mas não é o caso.
Cada folha de ponto mensal precisa de ser preenchida, verificada e arquivada, pelo que quanto mais colaboradores tiver a empresa, maior é o esforço para que todos os dados estejam corretamente preenchidos e armazenados.
Este tempo consome recursos que podiam ser alocados a atividades mais estratégicas e rentáveis para a empresa. Pode consultar o nosso artigo “5 Formas de Melhorar a Produtividade e Reduzir Custos com um Relógio de Ponto Digitall”, para ficar a conhecer formas eficazes de reduzir custos operacionais e melhorar a produtividade.
5. Falta de visibilidade para gestão
Folhas de ponto manuais não permitem um download rápido de relatórios nem um cruzamento de dados com escalas, férias ou turnos, o que causa uma falta de informação em tempo real que compromete uma tomada de decisão rápida e informada por parte dos gestores, penalizando assim a eficiência das equipa.
O que pode fazer para evitar estes riscos?
A solução está em automatizar e digitalizar a folha de ponto mensal com uma plataforma como o Picaponto:
✔️ Cumpre a legislação portuguesa
✔️ Regista automaticamente as entradas e saídas
✔️ Gera relatórios e dashboards de forma intuitiva
✔️ Garante dados invioláveis e arquivados em segurança
✔️ Oferece suporte técnico em português, sempre que precisar
Ao adotar um software de picagem de ponto como o Picaponto, está a simplificar processos e a aumentar a produtividade.
