Para muitas PME’s em Portugal, o livro de ponto digital é visto apenas como uma ferramenta obrigatória para cumprir a lei. É o mecanismo que regista a entrada e a saída dos colaboradores, garantindo que o horário de trabalho é respeitado e que os salários são processados corretamente.
Mas se a sua empresa ainda vê o livro de ponto apenas como um registador de tempo, está a desperdiçar uma fonte de dados estratégica.
Um livro de ponto online moderno, como o Picaponto, é a base do People Analytics nas Pequenas e Médias Empresas. Este guia vai mostrar-lhe como transformar os registos de assiduidade em insights estratégicos, capazes de reduzir a rotatividade, otimizar turnos e aumentar a produtividade na sua organização.
1. O Fim do Livro de Ponto Manual: Conformidade Digital (A Base)
O primeiro passo para a estratégia é garantir a conformidade e a precisão dos dados. O livro de ponto tradicional, em papel ou Excel, falha em três aspetos cruciais, que são o erro humano no preenchimento da folha de assiduidade, a falta de transparência e a inutilidade estratégica, por não permite a rápida recolha e organização dos dados de assiduidade (entre outros) da organização.
A transição para o livro de ponto digital garante a fidelidade dos dados, e é com dados fiáveis que se constrói a estratégia de RH.
2. A Ponte para o People Analytics: Dados de Assiduidade em Tempo Real
People Analytics é a utilização de dados sobre as pessoas para tomar melhores decisões de negócio e a assiduidade é o ponto de partida mais acessível para as PME que querem iniciar esta jornada.
Ao analisar os dados gerados pelo livro de ponto digital, o departamento de RH, ou até o próprio gestor de equipa, pode responder a questões críticas que afetam diretamente o lucro e a cultura da empresa:
- Qual é o custo real dos atrasos e faltas não justificadas?
- Que turnos ou dias da semana têm o maior índice de absentismo?
- Existe uma correlação entre o excesso de horas extra e a saída de colaboradores (Rotatividade)?
O livro de ponto online deixa de ser uma ferramenta de controlo para ser um instrumento de diagnóstico e auxílio na tomada de decisão.
3. A Estratégia na Prática: Otimização e Retenção
Com o Picaponto, os dados de assiduidade e ausências tornam-se ferramentas de gestão proativas em três áreas chave:
A. Redução da Rotatividade e Absentismo
O absentismo e a rotatividade são caros e prejudicam a moral da equipa. O livro de ponto digital fornece padrões visuais para atacar o problema na raiz:
- Identificação de Padrões: Através de relatórios detalhados, pode identificar colaboradores ou equipas com picos de faltas ou atrasos, o que permite uma intervenção precoce (conversas, planos de apoio) antes que se tornem problemas ou levem ao burnout.
- Transparência nas Ausências: A gestão digital de férias e faltas, integrada no livro de ponto, torna os processos mais justos e visíveis, e a autonomia dada ao colaborador para gerir os seus pedidos aumenta a satisfação.
B. Otimização do Planeamento de Turnos e Escalas
A informação de assiduidade histórica é crucial para uma alocação eficiente de recursos:
- Previsão de Necessidades: Analise o histórico de horas trabalhadas vs horas necessárias para identificar períodos de sub ou sobrecarga. Isto é vital para PME com horários irregulares ou por turnos.
- Mapa de Ausências: O sistema de gestão de férias e faltas permite que os gestores acedam a um mapa de ausências antes de planear novos turnos ou autorizar mais férias, evitando sobreposições e garantindo a cobertura operacional.
C. Apoio à Tomada de Decisão com Dados Reais
Ao exportar e analisar os dados do seu livro de ponto online, os gestores podem:
- Medir o Impacto de Políticas: Implementou horários flexíveis? Use os dados de assiduidade para medir se a mudança melhorou a pontualidade ou reduziu a necessidade de horas extra.
- Justificar Investimentos: Apresente dados concretos sobre o tempo poupado pelo RH (em comparação com o processo manual) e o custo evitado em multas por não conformidade ou em horas extra não planeadas.
Picaponto: O Seu Novo Livro de Ponto Estratégico
Um livro de ponto não deve ser apenas um requisito, deve ser o ponto de partida para a construção de uma força de trabalho mais eficiente, motivada e em total conformidade legal.
O Picaponto oferece uma solução completa que transforma o registo de assiduidade numa ferramenta de People Analytics acessível a qualquer PME. Comece a usar os seus dados de forma estratégica.
Deixe de apenas registar o tempo. Comece a usar o seu livro de ponto para construir o futuro da sua PME.
